AMPIRUX es una plataforma SaaS de gestión integral para barberías, peluquerías, estéticas, spas y centros de belleza, operada por CODFY S.A.S. Esta página describe cómo recolectamos, usamos, almacenamos y protegemos la información personal según el rol con el que usted interactúa con la plataforma.
1. Política de Privacidad — Comercios
1. Información general
AMPIRUX es una plataforma SaaS de gestión integral para barberías, peluquerías, estéticas, spas y centros de belleza que permite administrar citas, clientes, empleados, ventas, inventario y finanzas. Esta Política de Privacidad describe cómo CODFY S.A.S. recolecta, usa, almacena y protege la información personal y empresarial que usted proporciona como titular o representante del comercio al registrarse y usar AMPIRUX.
Al crear su cuenta usted acepta las prácticas aquí descritas. Si no está de acuerdo, le pedimos no utilizar la plataforma.
2. Responsable del tratamiento de datos
NIT: 901.804.269-3
Dirección: Cra 21 # 18 - 2, Baranoa, Atlántico, Colombia
Teléfono: +57 311 666 5370
Email: ceo@codfysas.com
Sitio Web: codfysas.com
3. Información que recopilamos
3.1 Del Comercio
Nombre comercial, razón social, NIT/RUT, dirección, ciudad, teléfono, email corporativo, logo, horarios y servicios.
3.2 Del Representante o Dueño
Nombres, apellidos, documento de identidad, cargo, teléfono y correo electrónico.
3.3 Financiera y de Facturación
Plan contratado, métodos de pago, historial de cobros, facturas, comprobantes, ingresos y gastos del comercio cargados a la plataforma.
3.4 De Empleados que usted registra
Nombres, documento, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, email, cargo, salario, comisión, horario laboral, fecha de ingreso, asistencia, préstamos y datos de nómina.
3.5 De Clientes de su Comercio
Nombre, documento, teléfono, email, fecha de nacimiento, historial de citas y servicios, preferencias y, si aplica, historia clínica estética básica.
3.6 Operacional
Citas, ventas, productos, inventario, caja diaria, transferencias internas y reportes generados.
3.7 Técnica
Dirección IP, dispositivo, navegador, logs de acceso, cookies funcionales, identificador de sesión.
3.8 Datos generados por Inteligencia Artificial
Si usted utiliza el asistente de inteligencia artificial (Axy) por voz, registramos grabaciones de las interacciones para procesarlas y devolverle sugerencias; estas se eliminan automáticamente según la política de retención de audio descrita en el numeral 6.
4. Finalidades del tratamiento
4.1 Principales
- Operar la plataforma y prestarle el servicio contratado.
- Gestionar citas, clientes, empleados y operación diaria de su comercio.
- Procesar pagos, facturación y conciliación de la suscripción.
- Brindar soporte técnico y resolver incidencias.
4.2 Secundarias
- Mejorar el producto mediante análisis estadístico anonimizado.
- Notificarle actualizaciones, mantenimientos, novedades y promociones (puede oponerse en cualquier momento).
- Cumplir obligaciones legales, fiscales y regulatorias.
- Atender requerimientos de autoridades competentes.
4.3 Importante: responsabilidad sobre datos de clientes y empleados
Los datos de sus clientes y empleados que usted cargue en AMPIRUX son responsabilidad suya como Encargado del Tratamiento frente a esos titulares. CODFY S.A.S. actúa como operador técnico (procesador) y procesará esa información únicamente bajo sus instrucciones y conforme a esta política. Usted se obliga a contar con autorización válida de cada titular para su tratamiento.
5. Base jurídica
- Ejecución del contrato: para prestar el servicio contratado.
- Interés legítimo: seguridad, prevención de fraude, mejora del producto.
- Consentimiento: comunicaciones promocionales y funcionalidades opcionales.
- Obligación legal: facturación, tributaria, regulatoria.
6. Almacenamiento y retención
6.1 Ubicación
Los datos se almacenan en servidores en la nube con certificaciones de seguridad reconocidas (proveedor de hosting con cifrado en tránsito y en reposo).
6.2 Períodos de retención
- Datos del comercio: durante la vigencia del contrato.
- Tras la cancelación: 90 días en estado bloqueado para permitir reactivación o exportación. Vencidos los 90 días, los datos se purgan de forma permanente.
- Información financiera y de facturación: 10 años, conforme a la legislación tributaria colombiana.
- Datos de empleados: durante la relación entre usted y su empleado y hasta 20 años después para efectos pensionales, conforme la ley.
- Audio del asistente de inteligencia artificial (Axy): máximo 7 días desde la captura.
- Logs técnicos: máximo 2 años para auditoría y seguridad.
7. Compartir información con terceros
Compartimos información estrictamente con:
- Proveedores de hosting y almacenamiento.
- Procesadores de pago.
- Proveedores de notificaciones (SMS, email, WhatsApp).
- Proveedores de modelos de IA para procesar la voz, solo si usted activa esa funcionalidad.
- Autoridades, cuando exista requerimiento legal.
No vendemos ni alquilamos su información a terceros con fines comerciales.
8. Transferencias internacionales
Algunos proveedores (hosting, IA) operan fuera de Colombia. Verificamos que cumplan estándares de protección equivalentes a la Ley 1581 de 2012 y suscribimos los acuerdos necesarios.
9. Seguridad
- Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo.
- Backups automáticos y cifrados.
- Acceso restringido por roles, autenticación con contraseña y sesiones expirables.
- Auditorías y monitoreo de incidentes.
- Capacitación interna en protección de datos.
10. Sus derechos (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013)
- Acceso a sus datos.
- Rectificación de información inexacta.
- Cancelación / supresión cuando proceda.
- Oposición al tratamiento para fines específicos.
- Revocación del consentimiento.
- Portabilidad en formato estructurado.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Para ejercerlos: escriba a ceo@codfysas.com o al +57 311 666 5370. Respondemos en máximo 15 días hábiles.
11. Menores de edad
AMPIRUX no está dirigido a menores de 18 años. Si un menor figura como cliente del comercio, la responsabilidad de la autorización del representante legal recae en el comercio.
12. Incidentes de seguridad
En caso de violación de datos que pueda afectarle:
- Notificaremos a la SIC dentro de las 72 horas.
- Le informaremos directamente si hay alto riesgo para sus derechos.
- Tomaremos medidas para mitigar el daño.
13. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política. Cambios significativos serán notificados con al menos 30 días de anticipación por email a la dirección registrada y mediante aviso en la plataforma.
14. Legislación aplicable
Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013 · Ley 1266 de 2008 · Demás normas concordantes de la República de Colombia.
15. Aceptación
Al registrarse declara que ha leído y comprendido esta política, que es mayor de edad y que la información proporcionada es veraz.
2. Política de Privacidad — Empleados
1. Propósito
Usted accede a AMPIRUX como empleado/colaborador de un comercio que contrató esta plataforma para gestionar su operación. Esta política explica qué datos personales suyos manejamos, para qué, durante cuánto tiempo y cuáles son sus derechos.
2. Roles
- Su empleador (el comercio) es el Responsable del Tratamiento de sus datos personales.
- CODFY S.A.S. (NIT 901.804.269-3) es el operador técnico que provee la plataforma y actúa como Encargado del Tratamiento bajo instrucciones del comercio.
3. Datos que tratamos
- Identificación: nombres, apellidos, documento, fecha de nacimiento.
- Contacto: teléfono, email, dirección.
- Laborales: cargo, fecha de ingreso, horario, salario, comisión, ausencias, préstamos, vacaciones.
- Operativos: citas atendidas, servicios realizados, ventas registradas, productos consumidos.
- Acceso: usuario, contraseña cifrada, IP, dispositivo, logs de actividad.
4. Para qué
- Permitirle iniciar sesión y trabajar con AMPIRUX.
- Mostrarle su agenda, citas y comisiones.
- Permitir a su empleador llevar nómina, asistencia y reportes.
- Garantizar la seguridad de la plataforma.
5. Retención
Sus datos permanecen mientras dure su relación con el comercio. Posteriormente se conservan por los plazos exigidos por la legislación laboral, tributaria y pensional colombiana.
6. Sus derechos
Puede solicitar acceso, rectificación, cancelación, oposición y revocación. La vía principal es su empleador. También puede escribirnos a ceo@codfysas.com y le ayudaremos a canalizar la solicitud.
7. Confidencialidad a su cargo
Al usar AMPIRUX accede a información sensible de su empleador y de los clientes: datos personales, historiales, montos, preferencias. Usted se obliga a:
- No divulgar esa información fuera del comercio.
- No usarla para fines personales ni comerciales propios.
- No descargarla, copiarla ni transferirla sin autorización del comercio.
- Reportar a su empleador cualquier acceso indebido o incidente de seguridad.
8. Seguridad de su cuenta
Usted es responsable de mantener su contraseña en secreto y de cerrar sesión al terminar su jornada. Cualquier acción ejecutada con su usuario se le atribuye a usted.
9. Legislación
Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas laborales aplicables.
3. Política de Privacidad — Asesores Comerciales
1. Introducción
Como asesor comercial vinculado a CODFY S.A.S. mediante contrato de prestación de servicios independientes, usted tendrá acceso a información comercial y operativa sensible: prospectos, clientes referidos, dashboards de los comercios que le contraten para apoyo y métricas internas. Esta política explica cómo manejamos sus datos personales y qué obligaciones tiene usted respecto a la información a la que acceda.
2. Responsable del tratamiento
CODFY S.A.S. (NIT 901.804.269-3), Cra 21 # 18 - 2, Baranoa, Atlántico, Colombia. Contacto: ceo@codfysas.com · +57 311 666 5370.
3. Datos que recopilamos de usted
- Identificación: nombres, apellidos, documento, fecha de nacimiento.
- Contacto: teléfono, email, ciudad.
- Tributarios: régimen, RUT, cuenta bancaria para pago de comisiones.
- Operativos del asesor: código de asesor, comercios referidos, ventas concretadas, comisiones generadas, comisiones pagadas, retenciones aplicadas.
- Técnicos: IP, dispositivo, sesión, logs de acciones en el panel del asesor.
4. Finalidades
- Ejecutar el contrato de prestación de servicios y pagarle comisiones.
- Llevar la contabilidad asociada (RUT, retenciones, certificados).
- Atribuir correctamente las ventas a su código.
- Cumplir obligaciones tributarias y reportar a las autoridades cuando proceda.
- Comunicarle novedades, materiales, capacitaciones y cambios contractuales.
5. Retención
Datos del asesor: durante la vigencia del contrato y hasta 10 años después, conforme legislación tributaria. Comprobantes de pago: 10 años. Logs de actividad: 2 años.
6. Obligaciones suyas respecto a información de terceros
Por la naturaleza de su rol usted accederá a información personal de los comercios prospectos, sus dueños y, eventualmente, sus clientes (cuando el comercio le dé acceso a su dashboard para apoyo). En relación con esa información usted se compromete a:
- No alterar, modificar, eliminar ni manipular bajo ninguna circunstancia los datos del comercio o de sus clientes (citas, ventas, caja, inventario, nómina, historiales).
- No extraer, copiar, descargar, fotografiar ni transmitir información del comercio fuera de la plataforma.
- No usar dicha información para fines propios o de terceros distintos al objeto del contrato.
- Mantener absoluta confidencialidad incluso después de terminado el contrato.
- Reportar inmediatamente a CODFY cualquier incidente de seguridad o acceso indebido.
El incumplimiento de estas obligaciones causa la terminación inmediata del contrato, la pérdida de comisiones pendientes y las acciones civiles y penales correspondientes (Ley 1273 de 2009 sobre delitos informáticos y Ley 1581 de 2012).
7. Sus derechos
Acceso, rectificación, cancelación, oposición, revocación y portabilidad de sus propios datos. Canal: ceo@codfysas.com. Plazo de respuesta: 15 días hábiles.
8. Legislación
Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1266 de 2008, Ley 1273 de 2009 y Código de Comercio.
4. Política de Privacidad — Clientes
¿Quiénes somos?
Este establecimiento utiliza AMPIRUX, un sistema de gestión provisto por CODFY S.A.S. que le ayuda a organizar sus servicios, citas y comunicaciones con usted.
¿Qué información recopilamos?
Solo recopilamos la información básica necesaria para reservar y prestarle el servicio:
- Nombre completo
- Documento de identidad
- Número de teléfono (opcional)
- Correo electrónico (opcional)
- Historial de servicios recibidos en este establecimiento
- Preferencias de citas (día/hora preferida, profesional de preferencia)
¿Para qué usamos su información?
- Programar y confirmar sus citas.
- Enviarle recordatorios por WhatsApp, SMS o email.
- Ofrecerle promociones y descuentos del establecimiento (puede oponerse).
- Mantener su historial para brindarle mejor atención.
- Contactarle ante cambios de horario o emergencias.
¿Con quién compartimos su información?
Su información es privada. No la vendemos ni la compartimos con terceros con fines comerciales. Solo el personal autorizado del establecimiento y el operador técnico de la plataforma (CODFY S.A.S.) acceden a sus datos para prestarle el servicio.
¿Cuánto tiempo guardamos su información?
Mientras sea cliente activo del establecimiento. Si no asiste por más de 2 años, sus datos pueden ser eliminados automáticamente. Si el establecimiento cancela su suscripción a AMPIRUX, sus datos se eliminan 90 días después.
Sus derechos
- Saber qué información tenemos sobre usted.
- Corregir datos errados.
- Solicitar la eliminación de su información en cualquier momento.
- Dejar de recibir mensajes promocionales.
¿Cómo ejercer sus derechos?
Diríjase al establecimiento donde reservó (en persona, por teléfono o WhatsApp). También puede escribir a ceo@codfysas.com.
Seguridad
Protegemos su información con cifrado, control de acceso y backups. Solo personal autorizado puede acceder.
Legislación
Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013 · Ley 1266 de 2008.
5. Datos recibidos de plataformas de terceros (Meta)
Qué datos recibimos
AMPIRUX puede integrarse con productos de Meta Platforms, Inc. para prestar el servicio. Según las funcionalidades que usted o su comercio utilicen, podemos recibir:
- Inicio de sesión con Facebook (Facebook Login): nombre público, correo electrónico e imagen de perfil asociados a su cuenta, únicamente para crear o vincular su cuenta en AMPIRUX. Nunca recibimos su contraseña de Facebook.
- WhatsApp Business Platform: su número de teléfono y el contenido de los mensajes que usted intercambia con el comercio (confirmaciones, recordatorios y notificaciones de citas).
Cómo la usamos
- Autenticarle y crear su perfil dentro de la plataforma.
- Enviar y recibir confirmaciones, recordatorios y notificaciones de citas.
- No usamos estos datos para fines distintos a la prestación del servicio, no los vendemos y no los compartimos con terceros con fines comerciales o publicitarios.
Retención y eliminación
Los datos recibidos de plataformas de Meta se conservan bajo los mismos períodos de retención descritos en esta política y usted puede solicitar su eliminación en cualquier momento siguiendo las instrucciones de la sección Eliminación de datos. Al desconectar su cuenta de Facebook o dejar de usar el canal de WhatsApp, puede solicitar la supresión completa de los datos asociados.
6. Eliminación de datos
Usted puede solicitar la eliminación de sus datos personales de AMPIRUX en cualquier momento, de forma gratuita:
Opción 1 — Desde la plataforma
Si es dueño de un comercio, puede cancelar su suscripción desde la sección Facturación. Sus datos quedarán bloqueados durante 90 días (para permitir exportación o reactivación) y luego se eliminarán de forma permanente.
Opción 2 — Por email
Escriba a ceo@codfysas.com con el asunto "Solicitud de eliminación de datos", indicando:
- Su nombre completo.
- El email o teléfono con el que está registrado.
- Su relación con la plataforma (dueño de comercio, empleado, asesor o cliente final).
Procesaremos su solicitud en un plazo máximo de 15 días hábiles y le confirmaremos por email cuando la eliminación se haya completado. Tenga en cuenta que cierta información puede conservarse por los plazos que exige la ley colombiana (por ejemplo, información de facturación por 10 años, conforme a la legislación tributaria).
Opción 3 — Clientes finales
Si usted es cliente de un establecimiento que usa AMPIRUX, puede pedir la eliminación directamente al establecimiento donde reservó (en persona, teléfono o WhatsApp) o escribirnos al email anterior.